Da die Ausgaben für Geschäftsreisen in die Höhe schnellen, erkennen Unternehmen, dass bessere Kostenmanagementtechniken einen Unterschied machen können

UNS. laut der neuesten Umfrage von American Express zum Management von Geschäftsreisen stiegen die Reisekosten von Unternehmen 1994 auf über FreeOnTop 143 Milliarden US-Dollar. Arbeitgeber im Privatsektor geben schätzungsweise 2.484 US-Dollar pro Mitarbeiter für Reisen und Unterhaltung aus, eine Steigerung von 17 Prozent in den letzten vier Jahren.

Die T&E-Kosten des Unternehmens, jetzt die drittgrößte kontrollierbare Ausgabe hinter den Verkaufs- und Datenverarbeitungskosten, werden einer neuen Prüfung unterzogen. Unternehmen erkennen, dass selbst Einsparungen von 1 oder 2 Prozent Millionen von Dollar zu ihrem Gewinn beitragen können.

Einsparungen in dieser Größenordnung werden sicherlich die Aufmerksamkeit des Managements auf sich ziehen, was für diese Art von Projekt erforderlich ist. Die Beteiligung beginnt mit dem Verständnis und der Bewertung der Komponenten des T&E-Managements, um es effektiver steuern und überwachen zu können.

Das praktische Management umfasst die Zuweisung der Verantwortung für das Reisemanagement, die Implementierung eines Qualitätsmesssystems für genutzte Reiseleistungen und das Verfassen und Verteilen einer formellen Reiserichtlinie. Nur 64 Prozent der US-Unternehmen haben Reiserichtlinien.

Selbst mit der Unterstützung der Geschäftsleitung ist der Weg zu Einsparungen steinig – nur jedes dritte Unternehmen hat erfolgreich ein internes Programm zur Senkung der Reisekosten eingeführt, und die unzähligen Aspekte des Reisens sind so überwältigend, dass die meisten Unternehmen nicht wissen, wo sie anfangen sollen . „Die Reisebranche basiert auf Informationen“, sagt Steven R. Schoen, Gründer und CEO von The Global Group Inc. „Bis ein Passagier tatsächlich das Flugzeug betritt, hat er [nur] Informationen gekauft. ”

Wenn dies der Fall ist, scheint die Informationstechnologie ein geeigneter Ort zu sein, um diese schwer fassbaren, aber sehr begehrten Einsparungen zu erzielen. „Technologische Innovationen in der Geschäftsreisebranche ermöglichen es Unternehmen, das Potenzial der Automatisierung zu nutzen, um indirekte [Reise-]Kosten zu kontrollieren und zu reduzieren“, sagt Roger H. Ballou, Präsident der Travel Services Group USA von American Express. “Darüber hinaus beginnen viele Unternehmen mit Qualitätsprogrammen, die ausgefeilte Prozessverbesserungen und Reengineering-Bemühungen umfassen, die darauf abzielen, die T&E-Managementprozesse erheblich zu verbessern und die indirekten Kosten zu senken.”

Wenn Unternehmen nach Technologie suchen, um potenzielle Einsparungen zu realisieren, können sie bei den von ihnen eingesetzten Methoden sehr kreativ werden.

Der große Gleichmacher

Zentralisierte Reservierungssysteme waren lange die ausschließliche Domäne von Reisebüros und anderen Fachleuten der Branche. Aber all das änderte sich im November 1992, als eine Entscheidung des Verkehrsministeriums der Öffentlichkeit den Zugang zu Systemen wie Apollo und SABRE erlaubte. Travel-Management-Software wie TripPower und TravelNet tauchte sofort auf und verschaffte Unternehmen einen Einblick, wofür ihre Reise- und Reisekosten ausgegeben werden.

Die Software verfolgt Ausgabentrends, indem sie sich mit der Datenbank des Unternehmens verbindet und Zugang zu zentralisierten Reservierungssystemen bietet, die Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen sofortige Reservierungsinformationen liefern. Diese Programme ermöglichen es Benutzern auch, computerisierte Reiseberichte über Kosteneinsparungen mit Einzelheiten darüber zu erstellen, wo Rabatte erhalten wurden, Hotel- und Autonutzung und Reisemuster zwischen Städten. Tatsächliche Daten geben Unternehmen zusätzlichen Einfluss, wenn sie Rabatte mit Reiseanbietern aushandeln.

„Wenn Ihnen die Informationen gehören, müssen Sie nicht jedes Mal von vorne anfangen, wenn Sie sich entscheiden, die Agentur zu wechseln“, sagt Mary Savovie Stephens, Travel Manager beim Biotech-Riesen Chiron Corp.

Sybase Inc., ein führender Anbieter von Client/Server-Software mit einem jährlichen T&E-Budget von mehr als 15 Millionen US-Dollar, stimmt dem zu. „Software verschafft uns einen beispiellosen Einblick, wie Mitarbeiter ihre Reisekosten ausgeben, und einen besseren Hebel, um mit Reisedienstleistern zu verhandeln“, sagt Robert Lerner, Director of Credit and Corporate Travel Services bei Sybase Inc. „Wir haben besseren, schnelleren und schnelleren Zugriff auf Daten. in einer Echtzeitumgebung, was uns voraussichtlich große Einsparungen bei T&E bringen wird. Jetzt haben wir die Kontrolle über unsere Reiseinformationen und müssen uns nicht mehr ausschließlich auf die Agenturen und Fluggesellschaften verlassen.”

Die Kosten für dieses Privileg hängen vom Geschäftsvolumen ab. Einmalige Käufe von Travel-Management-Software können zwischen unter 100 und über 125.000 US-Dollar liegen. Einige Softwareanbieter kommen kleineren Benutzern entgegen, indem sie Software stückchenweise für 5 bis 12 US-Dollar pro gebuchter Reise verkaufen, immer noch eine erhebliche Einsparung gegenüber der Branchennorm von 50 US-Dollar pro Transaktion.